📖 SMS Benutzerhandbuch
Willkommen zum umfassenden Benutzerhandbuch für SMS - Security Management System. Dieses Handbuch führt Sie durch alle Funktionen und Module des Systems.
📊 Dashboard
Das Dashboard ist Ihre zentrale Übersicht nach dem Login. Hier sehen Sie auf einen Blick alle wichtigen Kennzahlen und können direkt auf häufig genutzte Funktionen zugreifen.
Dashboard-Elemente:
- Statistik-Karten: Anzahl Mitarbeiter, Aufträge, Schichten, Rechnungen
- Aktivitäten-Feed: Neueste Aktivitäten im System
- Schnellzugriff: Buttons für häufige Aktionen
- Benachrichtigungen: Wichtige Hinweise und Erinnerungen
👥 Mitarbeiterverwaltung
Die Mitarbeiterverwaltung ist das Herzstück von SMS. Hier verwalten Sie alle Informationen zu Ihren Sicherheitsmitarbeitern.
Neuen Mitarbeiter anlegen:
- Personaldaten (Vor-/Nachname, Geburtsdatum)
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)
- Personalnummer (automatisch oder manuell)
- Qualifikationen (§34a, Erste Hilfe, etc.)
- Dokumente (Ausweise, Zertifikate)
Qualifikationen verwalten:
Für jeden Mitarbeiter können Sie Qualifikationen hinterlegen. Das System warnt automatisch vor ablaufenden Zertifikaten.
| Qualifikation | Beschreibung | Ablaufdatum |
|---|---|---|
| §34a Sachkundeprüfung | Pflicht für Sicherheitspersonal | Kein Ablauf |
| Erste-Hilfe-Kurs | Alle 2 Jahre erneuern | Ja |
| Brandschutz | Optional | Ja |
🏢 Kundenverwaltung
Im Kunden-Modul verwalten Sie Ihre Auftraggeber mit allen relevanten Informationen für die Zusammenarbeit.
Neuen Kunden anlegen:
- Firmenname und Rechtsform
- Adresse und Kontaktdaten
- Ansprechpartner
- Zahlungsbedingungen
- Vertragsinformationen
📋 Auftragsverwaltung
Aufträge verbinden Kunden mit Ihren Dienstleistungen. Hier planen Sie Einsätze und Standorte.
Neuen Auftrag erstellen:
- Auftragstyp (Objektschutz, Veranstaltung, etc.)
- Standort/Objekt
- Zeitraum (von/bis)
- Erforderliche Mitarbeiteranzahl
- Qualifikationsanforderungen
- Stundensatz oder Festpreis
Standorte verwalten:
Zu jedem Auftrag können Sie Standorte mit GPS-Koordinaten hinterlegen. Diese werden für die GPS-Zeiterfassung verwendet.
📅 Schichtplanung
Die Schichtplanung ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter Aufträgen und Zeitslots zuzuweisen.
Neue Schicht planen:
- Auftrag auswählen
- Mitarbeiter zuweisen
- Startzeit und Endzeit
- Standort (falls mehrere)
- Notizen für Mitarbeiter
Kalenderansicht:
Die Kalenderansicht bietet Ihnen drei Darstellungen:
- Monatsansicht: Übersicht über den gesamten Monat
- Wochenansicht: Detaillierte Wochenplanung
- Tagesansicht: Alle Schichten eines Tages
⏱️ Zeiterfassung
Die GPS-basierte Zeiterfassung dokumentiert Arbeitszeiten präzise und nachvollziehbar.
Check-In durchführen:
Check-Out durchführen:
Der Check-Out erfolgt analog zum Check-In. Das System berechnet automatisch die Arbeitszeit.
Die GPS-Position wird mit einer Genauigkeit von ca. 5-20 Metern erfasst. Dies ist ausreichend, um den Standort zu verifizieren.
Berichte & Auswertungen:
Unter "Reports" können Sie detaillierte Auswertungen erstellen:
- Arbeitszeitübersicht pro Mitarbeiter
- Schichtauswertung pro Auftrag
- Überstunden-Report
- GPS-Übersicht (Karte mit Standorten)
- Export als Excel oder PDF
💰 Rechnungswesen
Das Rechnungsmodul ermöglicht die Erstellung professioneller Rechnungen direkt aus SMS.
Rechnung erstellen:
- Kundendaten (Adresse, etc.)
- Geleistete Stunden (aus Zeiterfassung)
- Vereinbarte Stundensätze
- Rechnungspositionen
- MwSt.-Satz (automatisch aus Einstellungen)
- Zahlungsbedingungen
Rechnungsnummern:
Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben. Format und Startnummer können in den Einstellungen konfiguriert werden.
Lohnabrechnungen:
Erstellen Sie Lohnabrechnungen für Mitarbeiter basierend auf erfassten Arbeitszeiten:
- Automatische Berechnung aus Zeiterfassung
- Stundenlohn oder Festgehalt
- Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag)
- Abzüge (Steuern, Sozialversicherung)
📄 Dokumentenverwaltung
Speichern und organisieren Sie alle wichtigen Dokumente zentral im System.
Dokument hochladen:
- Dokumenttyp (Vertrag, Zertifikat, etc.)
- Zuordnung (Mitarbeiter, Kunde, Auftrag)
- Ablaufdatum (optional)
- Sichtbarkeit (privat/öffentlich)
Unterstützte Dateiformate:
- PDF (.pdf)
- Bilder (.jpg, .png, .gif)
- Word (.doc, .docx)
- Excel (.xls, .xlsx)
🔧 Equipment-Verwaltung
Verwalten Sie Ausrüstung wie Funkgeräte, Dienstkleidung, Fahrzeuge und Werkzeuge.
Equipment anlegen:
- Bezeichnung und Kategorie
- Seriennummer/Inventarnummer
- Anschaffungsdatum und -preis
- Wartungsintervalle
- Zuständiger Mitarbeiter
Equipment zuweisen:
Weisen Sie Equipment Mitarbeitern zu. Das System protokolliert automatisch:
- Wer hat was wann erhalten?
- Aktueller Zustand
- Rückgabedatum
- Wartungshistorie
⚙️ Einstellungen
In den System-Einstellungen konfigurieren Sie SMS nach Ihren Anforderungen.
Firmendaten:
- Firmenname und Logo
- Adresse und Kontaktdaten
- Steuer-ID und Handelsregister
Nummernkreise:
Definieren Sie Präfixe und Startnummern für:
- Rechnungsnummern (z.B. RE-1001)
- Mitarbeiternummern (z.B. MA-1001)
- Kundennummern (z.B. KU-1001)
- Auftragsnummern (z.B. AUF-1001)
Steuer & Finanzen:
- Land: Deutschland, Österreich oder Schweiz
- MwSt.-Satz: Automatisch je nach Land (19%, 20%, 8.1%)
- Währung: EUR oder CHF
👤 Mein Profil
Unter "Mein Profil" können Sie Ihre persönlichen Daten verwalten:
- Name und Kontaktdaten
- Passwort ändern
- 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren
- Ihre Berechtigungen einsehen
- Aktivitäten-Log
⌨️ Tastaturkürzel (Shortcuts)
SMS unterstützt Tastaturkürzel für schnelleres Arbeiten:
| Kürzel | Funktion |
|---|---|
Alt + D |
Dashboard öffnen |
Alt + M |
Mitarbeiter-Übersicht |
Alt + K |
Kunden-Übersicht |
Alt + S |
Schichtplanung |
Strg + S |
Formular speichern |
🎧 Support & Hilfe
Bei Fragen oder Problemen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung:
[Ihre Support-Nummer]
Mo-Fr: 9:00 - 17:00 Uhr
Version: 1.0.0 | Letzte Aktualisierung: Oktober 2025
Ein Produkt von: Logistik & Sicherheit